Praxisfall Automobilbranche:
Excel-Daten aus über 800 Dateien auf Knopfdruck konsolidieren – als Add-In, ganz ohne Programmierung

Viele Unternehmen sammeln Kennzahlen, Prüfberichte oder Rückläufe in zahlreichen Arbeitsmappen. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und liefert oft widersprüchliche Stände. Im folgenden Projektbeispiel (Automobilbranche-Zulieferer) zeigen wir, wie ein signiertes Excel-Add-In die Datensammlung reproduzierbar macht – ohne dass Fachbereiche selbst programmieren müssen.

Kurzfassung

• Branche: Automobilbranche (Zulieferer)
• Umfang: über 800 Excel-Dateien pro Auswertungslauf, mehrere Quellordner, verteilte Daten
• Ziel: Wiederkehrende Sammelläufe aus vielen Ordnern/Dateien einheitlich zusammenführen
• Lösung: Parametrisierbares, signiertes Add-In, das Quellen & Zielstruktur (Sammelregeln) per Dialog konfiguriert (ohne eigene Programmierung jederzeit erweiterbar)
• Ergebnis: Wiederkehrende Sammelläufe ohne manuelle Arbeit, reproduzierbare Ergebnisse und lückenlose Nachvollziehbarkeit

So funktioniert es
„Von A nach B“ – parametrisiert statt programmiert

Einmalig festlegen, welche Quellen (Ordner, Dateimuster, Blattnamen, Zellbereiche) auszulesen sind – und wo die Werte in der Ergebnisdatei landen. Danach genügt ein Klick auf Sammeln. Das Add-In protokolliert jede verarbeitete Datei, markiert Abweichungen (z.B. fehlende Blätter/Bereiche, gesperrte Dateien) und schreibt auf Wunsch Herkunftsinformationen (Datei, Blatt, Zeitstempel) mit.

Warum die Lösung stabil skaliert

• Trennung von Daten & Logik: Fachbereiche arbeiten in ihren gewohnten Dateien; die Logik liegt zentral im Add-In.
• Reproduzierbarkeit: Sammelprofile sind speicherbar, versionierbar und auditierbar.
• Nachvollziehbarkeit: Protokolle & Herkunftsspalten; optional Prüfungen auf Typ/Formate und Pflichtfelder.
• On-Premises: Verarbeitung in Ihrer Umgebung – keine Cloud-Pflicht und jederzeit erweiterbar.
• IT-konform: Digitale Signatur, Trusted Publisher, Berechtigungskonzept über die Dateiablage.

Vier konkrete Sammeltypen aus dem Projekt

Fallbeispiel 1: Umfrage- und Prüfbericht-Rückläufe konsolidieren

Mehrere Werke liefern identische Formularblätter (z.B. Prüfstatus, Fehlerschwere, Kommentar). Das Add-In sammelt definierte Felder aus allen Rückläufen ein und schreibt sie in eine zentrale Liste. Zwischenstände sind jederzeit klickbar abrufbar; die Auswertung (Pivot, Diagramme) bezieht sich immer auf den aktuellen Stand – ohne manuelles Abgleichen.

Fallbeispiel 2: Kennzahlen-Reporting aus verteilten Mappen

Für Monatsreports werden aus Serienblättern KPIs gelesen (z.B. Ausschussquote, Nacharbeit, Lieferfähigkeit). Das Add-In aktualisiert die Ziel-Tabellenstruktur auf Knopfdruck. Filterregeln (Dateinamensmuster, Zeiträume) steuern, welche Perioden in den Bericht fließen – ideal für wiederkehrende Läufe.

Fallbeispiel 3: Tabellen gleicher Struktur stapeln

Gleich aufgebaute Arbeitsblätter (z.B. Messreihen aus Prüfständen) werden zeilenweise zu einer Gesamttabelle vereint – inklusive Herkunft (Werk/Datei/Blatt). Format- und Spaltenprüfungen verhindern stille Strukturfehler. Ergebnis: eine belastbare Faktenbasis für Pivot-Analysen und Auswertungen.

Fallbeispiel 4: Punktuelle Werte aus identischen Vorlagen extrahieren

Einzelne Referenzzellen (z.B. Prüfentscheid OK/NOK, Mittelwert, Toleranzverletzungen) werden aus identischen Vorlagen gelesen und in einer Ergebnisdatei nebeneinander dargestellt. So entstehen individuelle Übersichten, ohne die Quellstruktur zu ändern – ideal für Vergleiche über viele Bauteile oder Varianten sowie zur Erstellung von Dashboards und Übersichten.

Nutzen im Alltag

• Deutlich weniger Handarbeit: manuelles Kopieren entfällt, Fehlerquellen sinken.
• Schnelle Iterationen: neue Felder/Quellen per Konfiguration statt Entwicklung.
• Verlässliche Entscheidungsgrundlage: ein konsistenter Datenstand, nachvollziehbar protokolliert.
• Akzeptanz bei Fachbereichen: gewohnte Excel-Umgebung, kein Medienbruch, keine individuellen Makro-Programmierungen mehr notwendig.

Zeitersparnis – konkret in Zahlen

Manuelles Öffnen, Navigieren, Kopieren und Schließen von Dateien ist der „heimliche Kostenfresser“. Mit dem Add-In läuft die gleiche Aufgabe reproduzierbar und protokolliert – per Klick.

• Manuell: 800 Dateien x 20-45 Sek. je Datei (öffnen, navigieren, kopieren, ggf. Quellverweis eintragen und schließen) → ca. 4-10 Arbeitsstunden – plus Fehlerkorrekturen.
• Mit Add-In: Sammelprofil laden & starten (1–2 Min.), Laufzeit je nach Netz/Dateigröße liegt bei unter 10 Minuten + Sichtprüfung (5–10 Min.) → ca. 15–30 Minuten.
• Effekt: viel weniger Klicks, über 90% Zeitersparnis, konsistente Ergebnisse inkl. Herkunft/Protokoll.

Grenzen & nächste Ausbaustufe

• Bei sehr großen Datenmengen oder Echtzeitzusammenarbeit empfiehlt sich eine Datenbank oder der Schritt zur Web-App.
• Das Add-In setzt Desktop-Excel voraus (Office im Browser wird nicht unterstützt).
• Für mehrstufige Workflows mit Berechtigungen/Freigaben ist eine Web-App oft die langfristig bessere Basis.

FAQ

„Funktioniert das auch ohne identische Vorlagen?“

Ja – je einheitlicher die Struktur, desto einfacher. Für heterogene Quellen lassen sich Regeln, Pflichtfelder und Plausibilitäten definieren.

„Brauche ich dafür Administratorrechte?“

Für die Erstinstallation und Trusted-Location-Einrichtung werden in der Regel erhöhte Rechte benötigt. Im Betrieb nicht.

„Läuft das im Browser-Excel?“

Nein, die Lösung setzt Desktop-Excel voraus. Für reine Web-Nutzung empfehlen wir die Web-App-Variante.

„Wie viel Zeitersparnis ist realistisch?“

Bei ca. 800 Dateien verkürzt sich der Sammellauf typischerweise von ca. 4–10 Arbeitsstunden auf ca. 15–30 Minuten. Die Spanne hängt u.a. von Dateigröße, Netzwerk und Prüftiefe ab.

Weiterführende Informationen

• VBA- & Makro-Sicherheit im Unternehmen
• Wenn Excel zu eng wird: Excel-Tool → Web-App
• Managed VBA-Security Service

Fazit

Das signierte Datensammler-Add-In macht aus einer fehleranfälligen Fleißarbeit einen planbaren, protokollierten Prozess – mit klaren Regeln, Herkunftsspalten und wiederverwendbaren Sammelprofilen. Ergebnisse sind in Minuten statt Stunden verfügbar und bilden eine belastbare Grundlage für Reporting, Qualitätssicherung und Management-Entscheidungen.

Ob Umfrage-Rückläufe, KPI-Serienblätter oder Messreihen: Wir passen das Add-In an Ihre Struktur an, richten Signatur/Trusted Publisher ein und dokumentieren den Ablauf prüffähig. Wenn die Anforderungen wachsen (Workflows, Rechte, Echtzeit), migrieren wir auf Wunsch zur Web-App.

PDF-Karussell zum Praxisfall

Alle Folien kompakt als PDF – 12 Seiten.

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Hinweis: Zeitwerte sind praxisnahe Richtwerte und variieren je nach Netzwerk, Dateigröße und Detailtiefe.

Dieser Beitrag wurde veröffentlicht am 13.11.2025.