Praxisfall:
Ein visueller Excel-Kalkulator bringt Ruhe in die Angebotserstellung
Ein mittelständischer Hersteller von maßgetriebenen Produkten wollte Angebote schneller und vor allem sicherer erstellen – ohne seine gewachsene Excel-Welt aufzugeben. Im Projekt entstand ein visueller Excel/VBA-Kalkulator, der Maße sichtbar macht, Eingaben prüft und ein sauberes Angebots-PDF erzeugt. Die folgenden Abschnitte dokumentieren Vorgehen, Lösung und Beobachtungen aus dem Alltag.
Ausgangslage: viele Maße, wenig Orientierung
- Unterschiedliche Eingabefelder je Artikel; unklar, welches Feld welches Maß beeinflusst.
- Rückfragen zwischen Vertrieb, Einkauf und Fertigung verlängern die Durchlaufzeit.
- Unterschiedliche Dateistände; Freigaben und Änderungen sind schwer nachzuvollziehen.
Ansatz: Excel bleibt – die Eingabe wird sichtbar
Statt das Werkzeug zu wechseln, wurde Excel gezielt erweitert. Kernidee: Was ich eintippe, sehe ich. Jeder Fokus auf ein Eingabefeld markiert das zugehörige Maß in der Zeichnung. Dazu kommen Plausibilitätsgrenzen, kurze Hilfetexte und ein konsistenter Export.
So sind wir vorgegangen
- Prozessaufnahme – Welche Felder werden genutzt? Wo entstehen Missverständnisse?
- Masken-Entwurf – Eingabereihenfolge, benannte Bereiche, visuelle Referenzen.
- Plausibilitäten – Wertebereiche, Pflichtfelder, Hinweise, Validierungs-Check.
- Berechnung & Varianten – saubere Zwischenrechnungen statt versteckter Formeln.
- Export – Angebots-PDF und strukturierte Daten für Fertigung/Controlling.
- Übergabe – kurze Einweisung, Änderungsprotokoll, Ausblick Web-App.
Rahmenbedingungen aus dem Projekt
Der Micro-Case stammt aus der maßgetriebenen Fertigung eines mittelständischen Unternehmens in NRW. Die Lösung läuft in einer bestehenden Microsoft-Excel- und VBA-Umgebung und wird vor allem von Vertrieb & Arbeitsvorbereitung genutzt. Als Artefakte entstehen PDF-Angebote sowie CSV-/Excel-Exporte. Für die Governance sorgen benannte Bereiche und ein Änderungsnachweis.
Beispielansichten
Qualitätssicherung & Übergabe
- Testprotokoll: Beispielwerte, Grenzwerte, Negativtests, Exportprüfung.
- Namenskonventionen: benannte Bereiche, sprechende Variablen, Modulstruktur.
- Fehlerbehandlung: klare Meldungen, Logging für Supportfälle.
- Dokumentation & Kurzschulung: Maskenlogik, Pflegehinweise, Änderungsprozess.
Risiken & Grenzen – ehrlich adressiert
- Dateigröße & Performance: Bilder/Zeichnungen können Workbook-Größe treiben.
- Parallelität: Gleichzeitiges Arbeiten erfordert klare Regelungen (z.B. SharePoint/OneDrive, Versionierung).
- Wartung: Anpassungen an Varianten/Preisen brauchen disziplinierte Pflege.
- Makro-Policies: Unternehmensrichtlinien (z.B. Makros nur aus vertrauenswürdigen Quellen) sollten berücksichtigt werden.
Was sich verbessert hat
- Weniger Korrekturrunden zwischen Vertrieb und Fertigung.
- Zeitersparnis bei der Vorkalkulation und der Angebotserstellung
- Geringere Fehleranfälligkeit bei Maßen und Preisübertragungen.
- Schnelleres Onboarding: Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht.
- Nachvollziehbare Angebote: Zustand und Änderungen sind erkennbar.
Was können wir daraus lernen
- Eine klare Maske bringt mehr als zusätzliche Formeln.
- Visuelle Rückmeldung beschleunigt die Eingabe – besonders bei Varianten.
- Saubere Exporte verhindern Medienbrüche und Formatierungsaufwand.
- Benannte Bereiche und Modulstruktur vereinfachen spätere Erweiterungen.
Wann Excel zu eng wird: Migration zur Web-App
Wenn mehrere Rollen gleichzeitig arbeiten, Freigaben protokolliert werden sollen oder das Thema über Abteilungen hinweg skaliert, lohnt sich der Schritt in eine Web-App. Der Übergang ist technisch vorbereitet: Maskenlogik und Validierungen lassen sich übertragen; Nutzer-/Rollenmodell und Audit-Trail kommen hinzu.
Weiterführende Informationen
FAQ – kurz beantwortet
Wie reduziert ein visueller Excel-Kalkulator Fehler?
Durch Plausibilitätsgrenzen, visuelle Bezugnahme zur Zeichnung und einen Validierungs-Check vor dem Export.
Warum Excel/VBA und nicht gleich eine Web-App?
Excel ist vorhanden und schnell erweiterbar. Wenn mehrere Rollen, Protokolle und breite Nutzung nötig sind, ist die spätere Migration zur Web-App sinnvoll.
Wie aufwendig ist die Umsetzung?
Der Aufwand hängt von Variantenlogik, Anzahl der Felder, Validierungen und Exporten ab. Im Erstgespräch klären wir das grob, anschließend folgt ein präziser Zuschnitt.
PDF-Karussell zum Praxisfall
Alle Folien kompakt als PDF – anonymisiert, 10 Seiten.
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Dieser Beitrag wurde veröffentlich am 05.11.2025.
